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Agile Transformationsprozesse

Eine nähere Betrachtung agiler Transformationsprozesse
  • Ognjen Manojlovic
    Ognjen Manojlovic
    Wednesday, January 20, 2021
Eine Einführung in das Konzept der agilen Transformation, wann es eingesetzt werden sollte und wie man es angeht

Was ist eine Agile Transformation?

Eine agile Transformation ist ein Prozess der Veränderung eines Unternehmens, eines Geschäftsmodells, einer Organisation oder der ihr dienenden Technologie unter Anwendung agiler Ansätze. Agile Transformation findet meist in einer nicht-agilen Umgebung statt.
Agilität bedeutet im Allgemeinen die Fähigkeit, sich an einen bestimmten Kontext anzupassen. Das bedeutet, dass eine agile Transformation Unternehmen in die Lage versetzt, schnell auf interne und externe Veränderungen zu reagieren, um langfristig erfolgreich zu bleiben.
Es ist wichtig, die agile Transformation von der agilen Softwareentwicklung oder einigen der bekannten agilen Methoden wie Scrum oder Safe Agile Framework zu unterscheiden. Agile Transformation bezieht sich darauf, das Ideal der Agilität auf eine Transformation eines Unternehmens anzuwenden. Auf der anderen Seite konzentrieren sich Methoden wie Scrum oder SAFe darauf, ein bestimmtes Produkt oder Artefakt auf eine agile Art und Weise zu liefern, meist im Softwareentwicklungsprozess.
Wenn Sie die Agilität auf eine Transformation Ihres Unternehmens, Ihres Geschäftsmodells oder Ihrer gesamten Organisation anwenden, werden Sie sich wahrscheinlich inkrementell zum endgültigen Ziel iterieren, indem Sie die endgültige Lösung erforschen, prototypisieren und entwerfen und dabei den richtigen Weg dorthin finden. Sie werden Fehler machen und scheitern, aber Sie werden daraus lernen und vielleicht werden Sie eine völlig neue Richtung einschlagen und erneut erkunden, bis Sie den Punkt erreichen, an dem die gefundene Lösung verschiedene Kriterien erfüllt, die Sie wahrscheinlich irgendwann während der Transformation festgelegt haben. Sie werden funktionsübergreifende Teams bilden, sie befähigen und befähigen und sicherstellen, dass die Technologie einer der wichtigsten Enabler ist, nicht nur im Fall der digitalen Transformation, sondern bei jeder Transformation. Im Grunde werden Sie alle typischen agilen Prinzipien auf einen Transformationsprozess anwenden.
Wir sagen, dass der Prozess einer agilen Transformation agil sein kann, auch wenn das Unternehmen nicht agil ist. Warum ist das so und welche Unternehmen sollten agile Transformation nutzen? Wie bereits erwähnt, macht eine agile Transformation vor allem in einem nicht-agilen Umfeld Sinn. Moderne junge Unternehmen, die agil gegründet und betrieben werden, sind bereits sehr schnell, flexibel und gut in der Transformation, während sie disruptive Innovationen in ihrem Bereich schaffen und versuchen, wahrgenommen zu werden und sich von den Wettbewerbern abzuheben. Mit anderen Worten: Diese Unternehmen wissen sehr gut, wie man agil arbeitet und transformiert. Aus diesem Grund konzentriert sich die agile Transformation mehr auf nicht-agile Unternehmen, die schließlich agil werden sollen.
Wie wir alle wissen, verändern sich Unternehmen und die Welt digitalisiert sich. Um mit den Wettbewerbern mithalten zu können, sind auch in sehr gut etablierten nicht-agilen Unternehmen Veränderungen notwendig. Was wir bei unseren Kunden sehen, ist, dass es nicht immer darum geht, neue Produkte oder Dienstleistungen im Portfolio zu schaffen und einzuführen. Sehr oft geht es darum, das ganze Unternehmen kontinuierlich zu verändern - nicht nur das Geschäftsmodell, sondern die Organisation oder die Technologie. Wir denken, dass dies ein kontinuierlicher Prozess ist, der in Zukunft noch relevanter werden wird. Wir denken auch, dass es nicht ausreichen wird, einmal zu transformieren und ein perfektes Setup oder Geschäftsmodell zu schaffen oder ein gut organisiertes Unternehmen zu schaffen und am Ende viel Geld damit zu verdienen. Die Unternehmen werden vielmehr gezwungen sein, sich kontinuierlich zu transformieren. Was wir auch oft sehen ist, dass viele Unternehmen keine Erfahrung mit Transformationen haben oder gar verstehen, warum sie es tun sollten. Leider finden die Unternehmen das in vielen Fällen erst sehr spät heraus.

Was ist eine Unternehmenstransformation?

Eine Unternehmenstransformation bezieht sich auf die Änderung dessen, was ein Unternehmen tut und wie es tut, und sehr oft beides gleichzeitig. Im Allgemeinen können mehrere Ebenen des Unternehmens von der Veränderung betroffen sein, manchmal auch alle. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, ein Geschäftsmodell zu ändern, ohne einige organisatorische Änderungen einzuführen oder die IT zu verbessern oder sogar die IT-Landschaft komplett zu transformieren.
Der Umfang einer Transformation kann sehr weitreichend sein - so wird die grundsätzliche Änderung des gesamten Geschäftsmodells höchstwahrscheinlich eine Transformation der gesamten Organisation sowie der IT, die ihr dient, erfordern. In einigen Fällen hingegen, wenn Sie einen neuen Service oder ein neues Produkt einführen, das einige organisatorische Änderungen und eine neue Technologie zu seiner Unterstützung erfordert, müssen Sie kleinere Änderungen implementieren. Dies wäre ein typischer Fall einer engen Unternehmenstransformation.

Wann sollten Sie einen agilen Transformationsansatz verwenden?

Laut IDC werden sich die Investitionen in die digitale Transformation im Jahr 2023 weltweit auf 2,3 Billionen US-Dollar belaufen, doppelt so viel wie im Jahr 2019.
Gleichzeitig zeigen die jüngsten Daten von McKinsey, dass drei von vier Unternehmen aus internen und externen Gründen in ihrem digitalen Fortschritt stecken geblieben sind. 
Agile Transformationsprozesse können auf jede Transformation angewandt werden, aber wir denken, dass diese am nützlichsten in einer unklaren, wie wir es nennen, "nebligen" Situation sind, in der Sie zunächst nicht wissen, was genau Sie erreichen wollen oder wie Sie es erreichen können.
In solchen Fällen erlauben agile Transformationsprozesse ein sehr hohes Maß an Flexibilität bei der Suche nach den richtigen Inhalten und Vorgehensweisen, was Repriorisierung, schnelle Reaktionen, Erfindung und Neuerfindung ermöglicht, bis schließlich eine klare Vision des Transformationsziels gefunden ist. Tatsächlich muss das gefundene Ziel nicht endgültig sein. Es kann auch der erste Schritt in einem kontinuierlichen Transformationsprozess sein. Andererseits ist es möglich, dass Sie eine genaue Vision eines Vorhabens haben und bereits wissen, was zu tun ist und wie es getan werden soll. In diesem Fall muss die agile Transformation aufgrund der geradlinigen Vorgehensweise nicht angewendet werden. Wenn man sie aber anwendet, kommt man am Ende vielleicht zu einem ganz anderen Ergebnis. Vielleicht zu einem besseren.
Einige aktuelle Umfragen von Digital.ai zeigen, dass die beliebtesten Gründe für einen agilen Ansatz darin bestehen, wechselnde Prioritäten zu verwalten, die Softwarebereitstellung zu beschleunigen und die Produktivität des Teams zu erhöhen. 

Agile Schlüsselprinzipien

Wir sind der Meinung, dass die folgenden fünf agilen Prinzipien die Schlüsselrolle bei einer agilen Transformation spielen.
  • Gemeinsame Vision schaffen
  • Befähigte Teams aufbauen,organisatorische Silos überwinden
  • Eine agile Denkweise kultivieren
  • Einem agilen Transformationsprozess folgen
  • Moderne Werkzeuge für die Zusammenarbeit einsetzen

Gemeinsame Vision schaffen

Was muss beachtet werden, damit Ihr agiler Transformationsprozess ein Erfolg wird? Sie können das beste Team haben und dennoch werden Sie scheitern, wenn es sich nicht hinter einer gemeinsamen Vision vereinen kann, die das warum, was, wie und wer Ihrer Transformation definiert. Welche Aspekte müssen also beachtet werden, damit es ein Erfolg wird?
Warum
Auch wenn Sie nicht genau wissen, was Sie erreichen und wie Sie vorgehen wollen, ist es wichtig, einen gemeinsamen Zweck für Ihre Transformation zu definieren: Wollen Sie Ihre Leistung verbessern, bessere Dienstleistungen anbieten, innovativer sein? Ein gemeinsames Ziel zu haben, befähigt Teams, Entscheidungen zu treffen, die auf dieses Ziel ausgerichtet sind.
Was
Sobald Sie ein gemeinsames Ziel haben, müssen Sie das große Ganze definieren - so stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht schon in einem frühen Stadium in Details verlieren. In der Regel umfasst das Gesamtbild sowohl Ihr Ökosystem aus Kunden, Lieferanten und Aufsichtsbehörden als auch die Unternehmensarchitektur. Die Architektur sollte die wichtigsten Prozesse, Strukturen und Daten in Ihrem Geschäftsmodell, Ihrer Organisation und Ihren Technologieebenen berücksichtigen.
Wie
In Bezug auf das Wie ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie einen agilen Transformationsprozess und die notwendigen Werkzeuge für die Zusammenarbeit haben.
Wer
Dies ist vielleicht der wichtigste Aspekt von allen: Wenn Sie alle Stakeholder frühzeitig einbeziehen und die richtigen Kompetenzen an Bord holen, werden Sie es schaffen, die größten Hindernisse zu überwinden. Unserer Erfahrung nach brauchen Sie das Buy-in von C-Level-Managern und Aktionären. Die wichtigsten Skills, die Sie an Bord haben sollten, sind interne und externe Domain, Business Engineers und Transformationsarchitekten, die Ihnen helfen, das Problem zu verstehen und eine Lösung zu definieren, und UX-Designer und Systemingenieure, die Ihnen helfen, den Job zu erledigen.

Ein leistungsfähiges Team aufbauen, organisatorische Silos überwinden

Organisatorische Silos
Apropos die richtigen Leute, die in Ihr agiles Transformationsprojekt einbezogen werden müssen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Akteure über organisatorische Silos hinweg in Ihr Team integrieren.
Was sind diese organisatorischen Silos? Organisatorische Silos beziehen sich auf die Differenzierung der Humanressourcen nach ihrer funktionalen Spezialisierung (z. B. der Abteilung, in der sie arbeiten) und ihrer Führungshierarchie innerhalb eines Unternehmens. Das bedeutet, dass Sie Schlüsselpersonen sowohl horizontal als auch vertikal aus Ihrer gesamten Organisationsstruktur zusammenbringen müssen und sie dazu bringen müssen, gemeinsam an dem großen Bild zu arbeiten, das Sie gemeinsam geschaffen haben. 
Organisationen als Organismen
Die meisten Organisationen sehen sich selbst als "Maschinen" - was zu Überspezialisierung und Befehls- und Kontrollstrukturen führt. Anstatt Ihre Organisation oder Ihr Team als Maschine zu sehen, könnte es hilfreich sein, Ihr Transformationsteam als einen lebenden Organismus zu betrachten, der sich schnell an neue Herausforderungen und Möglichkeiten anpassen kann. Diese Sichtweise unterstützt die Idee, dass die Führung dafür verantwortlich ist, eine vereinheitlichende Vision zu schaffen, Anleitung zu geben und die Ausführung zu ermöglichen. Obwohl die Führung die zentrale Position einnimmt, da sie die Richtung vorgibt und Handlungen im Unternehmen ermöglicht. Obwohl die Führung die Richtung vorgibt, ist die Hierarchie weniger wichtig. Vielmehr ist die gesamte Organisation auf die Ausführung ausgerichtet. Das ganze System ist darauf ausgelegt, schnelle Änderungen vorzunehmen und flexible Ressourcen zu nutzen.

Kultivieren Sie ein agiles Mindset

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage von McKinsey gaben 60 % der Befragten an, dass sie sich zu einer agilen Organisation transformieren. Ihre größte Herausforderung: die Veränderung der Kultur.*
Ein klarer und zielgerichteter kultureller Anspruch ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Transformation. Doch was sind die Unterschiede zwischen dem traditionellen und dem agilen Mindset? Was muss verändert werden, um ein agiles Mindset zu kultivieren? Hier sind einige Veränderungen, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie ein agiles Mindset in Ihre Unternehmenskultur integrieren wollen:
  • Gehen Sie von "Vorsicht" zu "Eigenverantwortung" über! Das heißt, anstatt auf Nummer sicher zu gehen und Misserfolge zu vermeiden, fangen Sie an, das zu tun, was sich richtig anfühlt, und beginnen Sie zu experimentieren.
  • Hören Sie auf, nur den Führern zu folgen und fangen Sie an, für sich selbst zu sprechen. Suchen Sie aktiv nach verschiedenen Perspektiven aus dem gesamten Unternehmen.
  • Anstatt zu managen und zu dirigieren, indem Sie den Leuten sagen, was sie zu tun haben und sich auf strenge Regeln verlassen, um Ihre Teamarbeit zu organisieren, fangen Sie an, anderen und ihrer Arbeitsweise zu vertrauen. Fangen Sie an, andere zu ermächtigen und zu coachen, indem Sie Richtlinien verwenden und Fragen beantworten, um ihre Probleme zu lösen.
  • Hören Sie auf, sich auf Ihre eigenen Ergebnisse und Ziele zu konzentrieren und beginnen Sie, den Teamerfolg anzustreben, indem Sie anderen helfen, Leistung zu erbringen - seien Sie offen und transparent und nutzen Sie Ihre Zeit, um anderen zu helfen.

Folgen Sie einem agilen Transformationsprozess

Wir stellen uns einen Transformationsprozess als einen kreativen Problemlösungs- und Designprozess vor, der mit einem Bündel von anfänglichen Ideen beginnt und zum gewünschten Ergebnis führt, bei dem diese Ideen in der Entwicklung eines neuen Geschäftsfeldes, einer neuen Dienstleistung, einer neuen Software usw. münden. Der Prozess geht von der Definition der Ideen über deren Bewertung, Verfeinerung und Implementierung bis hin zur Markteinführung. Aber auch wenn es so aussieht, als wäre es ein geradliniger Prozess, ist es kein Wasserfallprozess. Jede Phase des Prozesses enthält mindestens einen, meist sogar mehrere sogenannte Transformationszyklen. In einem Transformationszyklus wird Ihr Projekt versuchen, ein kleines Prozessinkrement zu erreichen. Es wird dies tun, indem es in jedem Zyklus kleine Transformationsschritte ausdenkt, entwirft und implementiert. Wie wir sehen werden, ermöglicht die Durchführung der Transformationszyklen Ihrem Projekt, regelmäßig wertvolles Feedback von den Stakeholdern einzuholen und somit Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, "on the fly" zu lernen, was innerhalb Ihrer Transformation funktioniert und was nicht so gut funktioniert.
Phasen der agilen Transformation
Wir definieren die folgenden Phasen in einem Transformationsprojekt: Ideenfindung, Validierung, Ausarbeitung, Umsetzung und Einführung.
In der Ideationsphase geht es darum, die aktuelle Situation zu verstehen, eine erste Vision von dem zu entwickeln, was erreicht werden soll, und Ideen zu sammeln, die zum gewünschten Ergebnis der Transformation führen könnten. In der Validierungsphase können Sie Ihre Ideen validieren und testen und schließlich entscheiden, welche Sie weiterverfolgen und welche Sie verwerfen wollen. Dazu können Sie eine Reihe von Techniken und Validierungsansätzen verwenden, z. B. Befragung der Stakeholder, Berechnung von Zahlen, Bau von Prototypen oder Simulationen usw. Sobald Sie identifiziert haben, welche Ideen es wert sind, erforscht zu werden, beginnen Sie damit, diese Ideen in einer tieferen Art und Weise auszuarbeiten. Dies könnte darin bestehen, dass Sie die Details besprechen, die Sie benötigen, um die Ideen zu verwirklichen. Diese Details können natürlich auf jeder Ebene liegen - geschäftlich, organisatorisch oder technisch - was immer für Ihren Prozess am besten passt. Sobald Sie die Details dessen, was erreicht werden soll, festgelegt haben, müssen Sie mit der eigentlichen Umsetzung der Transformation beginnen. Typische Schritte in dieser Phase sind die Entwicklung einer Lösung, die Vorbereitung auf die Reorganisation und die Einführung eines neuen Produkts oder die Schulung der Belegschaft. Schließlich schließen Sie den Prozess ab, indem Sie Ihr neues Produkt oder Ihre Dienstleistungen einführen und Ihren neuen Prozess nutzen.
Agile Transformationszyklen
Der Grundgedanke einer agilen Transformation ist die Idee, Transformationszyklen iterativ während der Projektphasen durchzuführen. Dies ermöglicht es Ihrem Team, schnell Feedback zu kleinen Inkrementen des Transformationsprojekts zu erhalten und so kostspielige Fehler zu vermeiden. Transformationszyklen sollten - dem sogenannten Time-Box-Prinzip folgend - die gleiche Dauer haben. Durch die Anwendung von Time-Boxing erhält Ihr Projekt einen regelmäßigen Rhythmus, was besonders in großen Projekten sehr nützlich ist, wo eine der größten Herausforderungen darin besteht, alle Beteiligten auf Kurs und auf dem Laufenden zu halten.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Aktivitäten werfen, aus denen ein Transformationszyklus besteht. Ein Transformationszyklus beginnt mit der Explorationsaktivität, gefolgt von der Designaktivität und endet mit der Transformation. Jede der Aktivitäten kann von einer Prototyping-Aktivität begleitet und unterstützt werden, wenn dies notwendig und sinnvoll ist. Während der Erkundungsaktivität analysiert das Projektteam die aktuelle Situation, identifiziert Einschränkungen und kritische Faktoren für die Bereitstellung eines Projektinkrements. Während der Entwurfsaktivität definiert das Team die Prinzipien, die den Entwurf leiten werden. Es wird auch Muster identifizieren, die Ihnen helfen, das optimale Design zu finden, und es wird auch Design-Alternativen aufzeigen, denen Sie folgen könnten. Der Zyklus wird durch die Durchführung der eigentlichen Transformationsaktivität geschlossen. Diese Aktivität besteht aus der Vorbereitung und Organisation der eigentlichen Transformation einschließlich der Kommunikation mit den Stakeholdern und der Vorbereitung der Belegschaft auf die Transformation. Die Prototyping-Aktivität kann jede der drei Aktivitäten im Zyklus unterstützen. Dabei kann ein Prototyp ein formales Modell (z. B. ein UML-Modell oder ein Prozessmodell), eine Simulation (z. B. eine Tabellenkalkulation oder eine agentenbasierte Simulation), ein Stück Code, eine Bereitstellungspipeline usw. sein.
Phasen und Zyklen aufeinander abstimmen
Der Schwerpunkt der Aktivitäten innerhalb eines Transformationszyklus wird je nach Projektphase unterschiedlich sein. Zu Beginn wird der Schwerpunkt eher auf der Erkundung und dem Prototyping liegen, da Sie gerade dabei sind, Ihre Transformationsbemühungen zu konzipieren und zu validieren. Die Transformationsaktivität wird in dieser Projektphase eher gering sein. Im weiteren Verlauf des Projekts werden Sie sich auf Design und Prototyping konzentrieren, da Sie Ihre Transformationsagenda ausarbeiten und umsetzen wollen. Am Ende, wenn Ihr Projekt kurz vor der Einführung der neuen Software, der neuen Dienstleistung, der neuen Geschäftsidee usw. steht, wird der Schwerpunkt stark auf der Transformationsaktivität liegen. Wie Sie sehen, ist ein Transformationszyklus nicht starr in Bezug auf die Dauer der darin enthaltenen Aktivitäten - er muss im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse des Projekts angepasst werden.

Agile Zusammenarbeit

Jeder Transformationsprozess benötigt die richtigen Werkzeuge, damit Ihr Team möglichst effizient zusammenarbeiten kann.
Um kollaboratives Denken und Brainstorming während der Projektphasen zu unterstützen, ist ein virtuelles Whiteboard sehr nützlich. Die Vorteile eines solchen Tools sind:
  • virtuelles kollaboratives Brainstorming und Austausch von Ideen
  • Sie können die Diskussionen mit Hilfe von vordefinierten Vorlagen kanalisieren
  • Sie können die Diskussionsergebnisse einfach innerhalb des Projekts teilen, entweder über das Tool selbst oder als Export
  • Sie können das erzielte visuelle Ergebnis nutzen, um das Ergebnis einfach und informell an die Stakeholder zu kommunizieren
Miro ist unser bevorzugter Kandidat für diese Aufgabe.
Im weiteren Projektverlauf werden Sie die Notwendigkeit haben, die in den informellen Diskussionen gewonnenen Ergebnisse in ein formales Architekturmodell zu transformieren, um sicherzustellen, dass Ihre Ideen korrekt und formal korrekt in die aktuelle und gewünschte Architektur Ihres Unternehmens übersetzt werden. Um die Modelle zu diesem Zweck zu erstellen, müssen Sie formale Modellierungssprachen mit klarer Semantik verwenden. Sie könnten Datendiagramme verwenden, um das aktuelle und gewünschte Datenmodell zu definieren, Aktivitätsdiagramme, um Prozesse zu beschreiben, usw. Derzeit ist die Modellierungssprache Archimate ein sehr prominenter Kandidat für eine Modellierungssprache, mit der Sie alle verschiedenen Schichten Ihres Unternehmens formal und strukturell in einem Modell abbilden können. Die formale Modellierung erfolgt am besten mit einem kollaborativen Unternehmensarchitektur-Tool wie Enterprise Studio BIZZdesign oder Sparx Enterprise Architect.
Um den Überblick über die in Ihrem Projekt zu erledigenden Aufgaben zu behalten, sollte ein kollaboratives Aufgabenmanagement-Tool verwendet werden, wobei Jira derzeit eines der bekanntesten Tools für das Aufgabenmanagement ist. Ein Aufgabenmanager ermöglicht es Ihnen, eine flexible, kollaborative Ticketing- und Workflow-Engine zu nutzen, um alle Aufgaben zu erfassen und in die richtige Richtung zu lenken, z.B. indem Sie sie priorisieren, kategorisieren oder ihnen eine Aufwandsschätzung für ihre Erledigung zuweisen. Durch den Einsatz eines Task-Managers stellen Sie sicher, dass während des Projekts nichts vergessen wird und Sie können den Projektfortschritt jederzeit einfach verfolgen.
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