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Zehn Regeln für eine erfolgreiche Business Transformation

Ein konzeptionelles Modell, das die Prinzipien in die richtige Perspektive rückt
  • Oliver Grasl
    Oliver Grasl
    Tuesday, September 6, 2016
Ein Überblick über die wichtigsten Grundsätze der Unternehmenstransformation und eine Einführung in das einfache konzeptionelle Modell, das diese in die richtige Perspektive rückt
Ein Unternehmen nachhaltig zu verändern ist schwierig. Und viele solcher Versuche schlagen fehl.
Die Erfahrung zeigt, dass der Grund hierfür meist nicht darin liegt, dass die Transformationsvorhaben von vornherein zu ehrgeizig waren, sondern vielmehr, dass einige der essenziellen Kernprinzipien für eine erfolgreiche Transformation vernachlässigt wurden.
In diesem Beitrag sollen diese Regeln beschrieben und in Beziehung gesetzt werden. Mit einem konzeptionellen Modell zur „Business Transformation“.
Eine Veränderung passiert nie grundlos – sie passiert, weil jemand (vielleicht auch Sie!) ein Unternehmen zu etwas Besserem machen will. Entweder, weil die Person eine fantastische neue Geschäftsidee hat und diese Veränderung selbst vorantreibt, oder weil externe Treiber sie dazu zwingen. (mein Blog Post „Warum Veränderungen unvermeidlich sind, der Fortschritt aber nicht” schildert das Thema genauer.)
Was verstehen wir eigentlich unter dem Begriff „Business Transformation“?
Eine Business Transformation ist eine erhebliche Veränderung in der Art und Weise, wie ein Unternehmen betrieben wird. Sie wirkt sich enorm auf dessen Resultate aus und sie beeinflusst das Geschäftsmodell des Unternehmens. (darum handelt es sich um eine „Business“ Transformation und nicht „nur“ um einen Technologiewandel) und – meistens – beinhaltet sie auch eine Transformation (Neuausrichtung) des Organisationsaufbaus und der diese unterstützenden (EDV-)Technologie.
In einer idealen Welt wäre das optimale Ziel jeder Business-Transformation die Wertschöpfung für alle am Unternehmen Beteiligten – Kunden, Aktionäre und Mitarbeiter. (Auch wenn es vorkommen soll, dass manch eine Unternehmenstransformation einzig dazu dient, den Machthunger der Person zu befriedigen, welche die Transformation angestoßen oder gefördert hat.)
Mit dieser Idealvorstellung im Hinterkopf betrachten wir nun einige Beispiele für eine Business-Transformation:
Die Entwicklung und Einführung einer neuen, EDV-getriebenen Geschäftsdienstleistung gilt als Transformation: sie wird definitiv das Geschäftsmodell eines Unternehmens beeinflussen da sie neue Produkt- und Einnahmeströme generiert, vielleicht sogar neue Märkte oder Kundensegmente erschließt, und neue Lieferanten benötigt. Sie wird höchstwahrscheinlich die Organisation beeinflussen, z.B. weil eine neue Abteilung benötigt wird, die besagte Dienstleistung unterstützt. Die EDV-Landschaft des Unternehmens ändert sich ebenfalls da die Dienstleistung in der Regel EDV-getrieben ist und EDV-Systeme zur Unterstützung benötigt. Wenn z.B. die EDV bereits etabliert ist und Sie beschließen, die Soft- und Hardware zu erneuern, ohne das Geschäftsmodell oder den Unternehmensaufbau zu ändern, zählt das nicht als Unternehmenstransformation. Derartige Projekte sind zumeist weniger komplex und risikobehaftet als eine vollständige Unternehmenstransformation – was nicht bedeutet, dass die folgenden Prinzipien nicht gelten, aber sie sind viel leichter einzuhalten. Maßnahmen zur Unternehmenstransformation werden üblicherweise als Projekte oder – je nach Umfang der Transformation – als Projektprogramme organisiert.
Wo liegen die Probleme einer Unternehmenstransformation?
  • manche werden vorzeitig abgebrochen, weil sie sich im Laufe der Zeit in der eigenen Komplexität verlieren und die geforderten Resultate nicht liefern können
  • andere werden abgeschlossen, aber die Transformation erzeugt nicht so viel Wertschöpfung für das Unternehmen wie erwartet.
Ich wurde bei einer Reihe schwächelnder Transformationsprojekte hinzugezogen, um sie wieder auf Spur zu bringen, und leider musste ich auch erleben, dass manche fehlgeschlagen sind.
Erstaunlicherweise lag bei keinem dieser Transformationsprozessen das Problem darin, dass das gesteckte Ziel zu umfangreich oder die Beteiligten nicht erfahren genug gewesen wären. Diese Transformationsprozesse schlugen nur deshalb fehl, weil einige wenige Regeln nicht beachtet worden waren:
  • das führte zunächst zu schlechter Kommunikation innerhalb des Transformationsprojekts
  • dann zu einigen Fehlentscheidungen, die eine Verschlechterung der Leistung zur Folge hatten
  • und letztendlich einen Vertrauensverlust seitens der für die Transformation Verantwortlichen.
  • Und diese Verantwortlichen entscheiden am Ende, das Transformationsprojekt abzublasen und ihre Zeit und ihr Geld woanders zu investieren. Aber nicht, ohne bei allen Beteiligten viel Schmerz und böses Blut zu hinterlassen.
Aufgrund dieser Erfahrungen habe ich im Lauf der Jahre eine Liste von Regeln erarbeitet, die eingehalten werden müssen, um eine erfolgreiche Business Transformation zu gewährleisten. Ich nutzte die Liste als Checkliste. Nicht jede Regel ist in jedem Fall gleich wichtig, und natürlich hat sich meine Liste im Laufe der Jahre auch verändert.
Ich präsentiere zunächst meine Liste und erörtere dann jeden Einzelpunkt im Detail.
  1. Manage The Gap – Den Weg im Auge behalten
  2. Tap Into The Collective Brain – Die kollektive Intelligenz anzapfen
  3. Streamline The Decision Making Process – Den Entscheidungsprozess einfach halten
  4. Close The Loop, Get Feedback Early – Den Kreis schließen für frühzeitiges Feedback
  5. Know What to Observe And Measure – Wissen, was zu beobachten und zu messen ist
  6. Focus And Prioritize – Konzentrieren und Prioritäten setzen
  7. Never Lose Sight of The Big Picture – Niemals das Gesamtbild aus den Augen verlieren
  8. Build Prototypes – Prototypen bauen
  9. Think in Scenarios – In Szenarien denken
  10. Learn And Adapt Continuously – Ständiges Lernen und Anpassen
Hier ein simples Modell der gegenseitigen Beeinflussung von Vorgängen in einer Transformationsphase. Es hat mir bei der Erarbeitung der Regeln geholfen und zeigt, wie sie sich einender wechselseitig beeinflussen.

Manage The Gap – Den Weg im Auge behalten

Um ein Ziel zu erreichen müssen Sie zuerst wissen wohin Sie gehen und woher Sie kommen.
Manche Führungspersonen konzentrieren sich gerne auf die Vision (wo sie gerne hinkommen wollen) und vergessen dabei zu berücksichtigen wo sie herkommen. Diese Vorgehensweise ist gefährlich, weil Sie dann dazu neigen sich zu übernehmen – eine für Apple oder Google sinnvolle Vision dürfte für Ihr Unternehmens wenig sinnvoll sein.
Der Weg zwischen aktuellem Standpunkt und gewünschtem Ziel muss überwunden werden.
Das klingt im Grunde banal, ist aber in der Praxis mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Zu wissen wo man zurzeit genau steht ist schon nicht leicht. Noch schwieriger ist es eine Vision zu definieren, die alle voll überzeugt.
Viele Transformationsprozesse beginnen mit einer schwammigen Vorstellung, und Sie müssen recht viel Zeit investieren, um den Zweck der Transformation zu verdeutlichen und konkrete Ziele zu setzen. Ein Teil dieser Schwierigkeit besteht darin, dass es selten nur eine Person ist, die Zweck und Ziele festlegt, sondern vielmehr eine ganze Reihe von Beteiligten gefragt werden müssen. Das bringt uns zur zweiten Regel:

Tap Into The Collective Brain – Die kollektive Intelligenz anzapfen

Transformationsprozesse werden immer von Individuen vorangetrieben, beeinflussen jedoch viele Menschen in unterschiedlichem Maße – verstehen Sie deren Bedenken, involvieren Sie alle Beteiligten in den kreativen Prozess, und streben Sie stets danach auch für sie wertschöpfend zu arbeiten.
Vor allem sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Beteiligten – mit internen und externen Fachleuten auf dem jeweiligen Gebiet und mit dem Transformationsteam.
Selten können Sie alle Personen zu jeder Zeit einbeziehen. Aber Sie können versuchen die Vertreter jeder Gruppe so oft wie möglich einzubinden. Und das sollten Sie auch, denn Sie oder Ihr Transformationsteam werden kaum alle Probleme alleine erkennen, die zu lösen sind, noch können Sie diese Probleme ohne Hilfe der anderen lösen.
Finden Sie kreative Wege, die Beteiligten zu involvieren, und sorgen Sie dafür, dass Sie möglichst viel Nutzen aus deren Ideen ziehen.

Streamline The Decision Making Process – Den Entscheidungsprozess einfach halten

Sobald Sie den Weg definieren können, können Sie auch entscheiden, was zu tun ist. Und dann müssen Sie handeln.
Das Prinzip klingt sehr einfach, aber es versagt häufig bei großen Transformationsprozessen. Ein Grund dafür ist, dass die Personen, die den zurückzulegenden Weg identifizieren und verstehen nicht unbedingt diejenigen sind, die entscheiden was zu tun ist. Und sie sind fast niemals diejenigen, die diese Maßnahmen auch umsetzen müssen. Tatsächlich kann eine ganze Kette an Entscheidungsträgern durchlaufen werden bis endlich eine konkrete Maßnahme entsteht, die auch umgesetzt wird.
Das kann leicht zu Situationen führen, wo die eine Maßnahme umsetzende Person nur einen vagen Eindruck davon hat, wozu diese gut ist und wie sie zum Gesamtbild beiträgt.
Häufig werden Maßnahmen dann einerseits nur halbherzig durchgeführt und andererseits auch nicht gründlich nachverfolgt. Weil bis zu dem Zeitpunkt die Entscheidungsträger bereits neue, dringendere oder interessantere Themen diskutieren.
Sie müssen dafür sorgen, dass der Entscheidungsprozess rationalisiert wird, dass diejenigen, die Maßnahmen umsetzen auch verstehen wie sie zum Ganzen beitragen. Und Sie müssen beobachten, ob die Maßnahme auch die beabsichtigte Wirkung zeigt.
Das führt uns zur nächsten Regel:

Close The Loop, Get Feedback Early – Den Kreis schließen, frühes Feedback einholen

Jeder Transformationsprozess bringt viel Unsicherheit darüber mit sich was die Beteiligten wirklich wollen, was die beste Lösung dafür ist, und wie man dort hinkommt.
Das lässt sich nur auf eine Weise bewältigen: holen Sie praktisch ununterbrochen Feedback von Ihren Beteiligten ein. Sie müssen den Kreislauf geschlossen halten – führen Sie kleine Änderungen durch und prüfen Sie die Ergebnisse.
Arbeiten Sie in kurzen, schnellen Schritten. Das klingt leicht – ist in der Praxis aber unglaublich schwierig, da Sie hierfür sehr viel Koordination und Disziplin benötigen.

Know What to Observe And Measure – Wissen was beobachtet und gemessen werden muss

Sie kennen sicher den alten Spruch “Man kann nur steuern, was sich messen lässt”.
Tatsächlich können Sie umso mehr Dinge messen je komplexer Ihr Unternehmen ist. Sie müssen aber herausfinden welche Faktoren für Ihren Erfolg relevant sind und diese wirksam überwachen.
Das ist nicht nur deshalb mühsam weil viele Dinge prinzipiell schwer zu messen sind. Anstrengend ist auch, dass Sie eine Einigung darüber brauchen was gemessen werden soll und welche Konsequenzen aus diesen Messgrößen erwachsen.

Focus And Prioritize – Konzentration aufs Wesentliche, Prioritäten setzen

Da Sie in Schritten arbeiten müssen Sie sich nur auf wenige Dinge gleichzeitig konzentrieren. Aber auf die richtigen Dinge.
Widmen Sie sich zuerst den Änderungen mit den größten Risiken – also Änderungen mit großer Ungewissheit und großen Auswirkungen. Aber vergessen Sie dabei nicht, einfachere Dinge mitzunehmen – also solche Änderungen, die sich leicht umsetzen lassen, aber auch eine große Wirkung haben.

Never Lose Sight of The Big Picture – Niemals das Große und Ganze aus den Augen verlieren

Sie können sich nur dann konzentrieren und Prioritäten setzen, wenn Sie verstehen, wie alles zueinander passt. Daher dürfen Sie niemals das „Gesamtbild“ aus den Augen verlieren.
Das Gesamtbild zeigt alle Hauptbausteine und wie diese zueinander passen. Es enthält auch einen Plan, der die wichtigsten Schritte aufzeigt, die Sie beim Zusammensetzen dieser Bausteine durchführen müssen. Es enthält eine Liste der wichtigsten Einschränkungen, Risiken, Chancen und offenen Fragen, mit denen Sie konfrontiert sind.
Bei umfangreichen Transformationsprozessen ist es schwer, ein Gesamtbild aufrechtzuerhalten, weil das Transformationsteam sich zwangsläufig auf konkrete Details konzentrieren muss.
Alle diese Details immer wieder in ein zusammenhängendes Gesamtbild zu integrieren erfordert Mühe und Disziplin. Aber diese Anstrengung lohnt sich, denn das Gesamtbild hilft Ihnen ein gemeinsames Verständnis auf einer Gesamtebene zu schaffen, und hilft dem Transformationsteam dabei auf Detailebene die richtige Entscheidung zu treffen.
Das Gesamtbild ist auch das Hauptwerkzeug, mit dem Sie die kollektive Intelligenz anzapfen und die richtigen Aufgaben an die passenden Personen verteilen können.

Build Prototypes – Prototypen bauen

Geschäftsideen und Geschäftsmodelle können sehr abstrakt und schwer verständlich sein. Dies kann auch auf innovative Dienstleistungen und sogar Verbrauchsgüter zutreffen.
Durch den Bau eines Prototyps machen Sie solch abstrakte Ideen greifbarer und öffnen sie für intensive, kreative Diskussionen, und letztendlich für Verbesserungen.
Seien Sie beim Erstellen von Prototypen fantasiereich! Was bei neuen Produkten durchaus gängig ist wird leider bei Geschäftsmodellen und -dienstleistungen nur selten genutzt. Dabei lassen sich auch für Geschäftsmodelle durchaus Prototypen erstellen.
Wir verwenden hierfür visuelle Modelle, Simulationen und (Rollen-)Spiele. Dadurch werden Geschäftsideen, Geschäftsmodelle und Geschäftsdienstleistungen greifbarer, und man erhält viel früheres und besseres Feedback von wichtigen Beteiligten.

Think in Scenarios – In Szenarien denken

Die Welt ist komplex, und wir können die Zukunft nie vorhersagen.
Also versuchen Sie es gar nicht erst.
Aber Sie können für die Zukunft vorbeugen, indem Sie alternative Szenarien von möglichen Ereignisverläufen durchdenken.
Und sich dann auf jede dieser möglichen zukünftigen Situationen vorbereiten.
Dann sind Sie vorbereitet, egal, was passiert.

Learn And Adapt Continuously – Ständiges Lernen und Anpassung der Vorgehensweise

Jede Transformation ist einzigartig.
Halten Sie die Augen offen, beobachten Sie was tatsächlich passiert, denken Sie darüber nach was richtig und was falsch läuft, und schämen Sie sich nicht Ihre Transformationsmethode anzupassen, oder bei Bedarf sogar Ihre Zielsetzungen.
Sorgen Sie dafür, dass diese Erkenntnisse auch in die kollektive Intelligenz einfließen – dadurch werden Sie mit jedem Schritt stärker und besser. Und Sie werden letztendlich immer fähiger um die nächste Transformation zu bewältigen. Und diese wird ganz sicher kommen.
Wenn Sie diese zehn Regeln bei Ihren Transformationsvorhaben berücksichtigen werden Sie dabei erfolgreich sein.
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