Wie wir unseren Urlaubsantrag digitalisiert haben
Low-Code Plattformen und Cloud Services nutzen
Olga Medvedeva
Sunday, March 19, 2023
Co-Autoren
Wir haben unseren internen Urlaubsantragsprozess mit Camunda als Workflow-Engine, AppSmith für unsere Web-GUI und Evidos für die digitale Unterschrift digitalisiert.
Alle unsere Mitarbeiter nutzen immer aktuelle und effiziente Tools, Techniken und Technologien. Deshalb wenden wir sie zuerst in unseren internen Projekten an, testen und bewerten sie.
Wir sind seit 2008 cloudbasiert und seit 2019 papierlos. Der einzige verbleibende manuelle Prozess war die Erstellung und Verwaltung von Urlaubsanträgen.
Daher haben wir Ende 2022 mit der Arbeit an einem internen Projekt für das digitale Urlaubsmanagmeent begonnen. Ziel des Projekts war es, den Urlaubsprozess sowohl für Antragsteller (Mitarbeiter) als auch für Entscheidungsträger (Teamleiter und Office Manager) zu vereinfachen, zu modernisieren und zu beschleunigen.
Modus Operandi
Sechs transentis Mitarbeiter waren an diesem Projekt beteiligt, und zwar als Business Owner, ein Domänenexperte, ein Produktmanager, ein Business Analyst und ein Software-Ingenieur neben ihren täglichen Beratungsjobs. Von der ersten Idee bis zum Go-live betrug unser Aufwand etwa 60 Personentage. Bei diesem Projekt haben wir eine Vielzahl verschiedener moderner Tools getestet und eingesetzt. Wir wenden bei unserer Arbeit immer einen agilen, kanban-basierten Ansatz an, und das Projekt "Digitaler Urlaubsantrag" war da keine Ausnahme.
Wichtige geschäftliche Anforderungen
Bevor wir mit dem Prototyping und der Umsetzung des Projekts begannen, haben wir mehrere Anforderungen zur Erfüllung erstellt:
- den Prozess vollständig zu digitalisieren
- Verfolgung aller aktiven und genehmigten Urlaubsanträge
- sowohl verfügbare als auch genommene Urlaubstage für jeden Mitarbeiter anzeigen
- unabhängige Autorisierung für 3 verschiedene Rollen ermöglichen
- Implementierung eines Verfahrens der digitalen Unterschrift für alle Rollen
- Benachrichtigungs-E-Mails an alle Teilnehmer des Prozesses senden
Prototyping
Zunächst haben wir in Miro ein Board erstellt, um alle Prozesse zu verstehen.
Danach modellierten wir unseren Urlaubsantragsprozess in einem BMPN-Diagramm und fügten nach Bedarf DMN-Entscheidungstabellen hinzu, wobei wir Camunda verwendeten.
Camunda ist ein in Berlin ansässiges Unternehmen, das eine offene Plattform zur Automatisierung von Workflows und Entscheidungen anbietet. Mit Camunda arbeiten Geschäftsanwender mit Entwicklern zusammen, um End-to-End-Prozesse zu modellieren und zu automatisieren.
Das unten abgebildete Modell bietet eine logische Ansicht der Schritte einer Urlaubsanwendung. Es zielt darauf ab, den Prozessbeteiligten die detaillierten Aufgaben des Urlaubsprozesses zu zeigen und dient als Ausgangspunkt für die IT-Implementierung.
Implementierung
Später modellierten wir das technische Modell, das für die Camunda Workflow Engine verwendet wurde, um unseren Prozess zu automatisieren.
Wir haben AppSmith für das Frontend verwendet, um die Eingabemasken für verschiedene Rollen zu erstellen und verschiedene Arbeitsabläufe miteinander zu verknüpfen, z. B. den Prozess von Antragsanfragen, Genehmigungen oder Ablehnungen. Die App ermöglichte es uns, dank ihrer Drag-and-Drop-Funktionen, komplexe Webanwendungen zu erstellen, ohne Code schreiben zu müssen.
Auf dem Bild unten sehen Sie ein Architekturdiagramm unseres Projekts:
Insgesamt haben wir für die Erstellung des Systems folgende Technologien integriert:
- Evidos für den Unterschriftprozess
- Kubernetes für die Bereitstellung der Backend-Microservices.
- PostgreSQL für die Speicherung der statischen Informationen und der Urlaubsdokumente der Mitarbeiter.
- SendGrid Connector für den automatischen Versand von Benachrichtigungen, Genehmigungen und Ablehnungen von Urlaubsanträgen per E-Mail
- Flask für den Aufbau eines Python-Servers zur Verbindung von Camunda, PostgreSQL, AppSmith und Evidos über REST-APIs.
Tool-Bewertung
Nachdem wir das Projekt umgesetzt haben, möchten wir Ihnen unsere Meinung zu einigen der von uns verwendeten Tools mitteilen.
Camunda
Wir haben gerne mit Camunda gearbeitet, da es die Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht und über eine benutzerfreundliche Oberfläche und Skalierbarkeit verfügt. Das Tool aus Berlin kann auch mit einer Vielzahl anderer Tools und Plattformen integriert werden, darunter Datenbanken, APIs und mehr. Camunda ist ein Cloud-basierter verwalteter Dienst, sodass wir uns um den Betrieb des Systems nicht kümmern mussten. Außerdem hat das Tool ein sehr vernünftiges Preismodell, das mit der Nutzung skaliert.
Da Camunda eine Plattform für Workflow, Prozessmanagement und komplexe Prozessautomatisierung ist, war es für uns eine Herausforderung, alle 3 Prozesse einzurichten und zu konfigurieren. Da Camunda 8 sehr neu ist, war es für uns nicht immer einfach, Antworten auf einige Fragen zu finden.
AppSmith
Wir haben AppSmith ein Jahr lang für die Erstellung einiger Anwendungen verwendet. Während der Arbeit an dem Projekt "Digitaler Urlaubsantrag" konnten wir das Tool jedoch evaluieren, da wir eine anspruchsvolle Anwendung erstellten.
Unsere Erfahrungen mit AppSmith waren positiv, denn die App ermöglichte es uns, ohne besondere Vorkenntnisse und Erfahrungen einfach und schnell ein Frontend zu erstellen. Sie bietet viele Funktionen, die eine moderne Anwendung haben muss, z. B. Widgets für die Seiten oder Abfragen zur Kommunikation mit der Datenbank.
Evidos
Wir haben Evidos für den Prozess der digitalen Unterzeichnung der Dokumente für die Urlaubsanträge verwendet, da es sehr einfach in unsere Anwendung zu integrieren war. Das Tool bietet eine sichere, cloudbasierte Anwendung und eine sehr gute Dokumentation der APIs. Evidos war für uns nützlich, weil wir damit die Funktionalität der Signaturzertifizierung nicht pflegen und kontrollieren mussten. Außerdem bietet es eine Postback-Funktionalität, die wir genutzt haben, um Feedback zum Prozess zu erhalten und unser Modell weiterzuentwickeln.
Fazit
Um in der dynamischen Geschäftswelt von heute erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen bereit sein, sich ständig zu verbessern und anzupassen. Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, und Unternehmen müssen eine Wachstumsmentalität annehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir glauben, dass Unternehmen nie aufhören dürfen, nach Wegen zu suchen, sich zu verbessern und weiterzuentwickeln.
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